Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK” veya “Kanun”) 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla BG Soft B2B Bilişim ve Sarf Malzemeleri Dağıtım A.Ş. (“Şirket”) tarafından hazırlanmıştır.
Metin; bayilerimizin ve bayi adaylarımızın yetkilileri ile çalışanlarını, web sitemizi ve bayi portalımızı ziyaret eden kişileri, iletişim formları aracılığıyla bize ulaşan kişileri ve tedarikçi temsilcilerini kapsamaktadır. Tüzel kişilere ait bilgiler (ticari unvan, vergi numarası, şirket adresi gibi) KVKK kapsamında kişisel veri sayılmamakla birlikte, şahıs işletmelerine ve tüzel kişilerin yetkili ya da çalışanlarına ilişkin bilgiler kişisel veri olarak bu metin kapsamında işlenmektedir.
1. Veri sorumlusu
- Unvan: BG Soft B2B Bilişim ve Sarf Malzemeleri Dağıtım A.Ş.
- Adres: Dudullu OSB Mah. 1. Cadde No: 32 Kat: 2, 34776 Ümraniye/İstanbul
- E-posta: kvkk@demo32.bgsoft.com.tr
- Telefon: 0850 000 32 32
2. İşlenen kişisel veri kategorileri
- Kimlik bilgileri: Ad, soyad, unvan; şahıs işletmelerinde vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası, imza sirküleri ve imza beyannamesinde yer alan bilgiler.
- İletişim bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, iş ve teslimat adresi, il ve ilçe bilgisi.
- Müşteri işlem bilgileri: Sipariş, sepet, fatura, iade, destek talebi ve talep yazışmaları, sipariş notları, favori ürünler.
- Finansal bilgiler: Cari hesap hareketleri ve bakiyesi, kredi limiti, ödeme vadesi, banka adı ve IBAN, havale bildirim bilgileri, ödeme işlem numarası, kartın maskelenmiş numarası ve taksit bilgisi. Kart numarasının tamamı, son kullanma tarihi ve güvenlik kodu Şirketimiz tarafından işlenmez ve saklanmaz.
- Hukuki işlem bilgileri: Bayilik başvurusu kapsamında sunulan vergi levhası, Ticaret Sicil Gazetesi gibi belgeler, sözleşme ve onay kayıtları, yazışmalar, ihtar ve uyuşmazlık kayıtları.
- İşlem güvenliği bilgileri: Kullanıcı adı, şifrenin geri döndürülemez özet değeri, IP adresi, giriş ve çıkış kayıtları, tarayıcı ve cihaz bilgileri, işlem kayıtları (log), oturum ve güvenlik çerezleri.
- Pazarlama bilgileri: Açık rızanız veya ticari elektronik ileti onayınız bulunması hâlinde kampanya tercihleri ve ilgi duyulan ürün grupları, analitik çerez verileri.
- Fiziksel mekân güvenliği bilgileri: Depo ve ofislerimizi ziyaret etmeniz hâlinde güvenlik kamerası kayıtları ve ziyaretçi giriş kayıtları.
3. Kişisel verilerin işlenme amaçları
Kişisel verileriniz, Kanun’un 4. maddesinde yer alan genel ilkelere uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
- Bayilik başvurularının alınması, değerlendirilmesi, bayi kaydının oluşturulması ve bayilik ilişkisinin yürütülmesi,
- Bayi portalı hesaplarının oluşturulması, kimlik doğrulama ve yetkilendirme işlemlerinin yapılması,
- Siparişlerin alınması, hazırlanması, faturalandırılması, sevkiyatı ve teslimatı,
- Ödeme, tahsilat, cari hesap, kredi limiti ve risk yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
- İade, değişim, arıza ve garanti süreçlerinin yönetilmesi,
- Destek talepleri, iletişim formu başvuruları ve şikâyetlerin yanıtlanması,
- Muhasebe, finans, vergi ve ticari mevzuattan doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi, yetkisiz erişim ve dolandırıcılık girişimlerinin önlenmesi ve tespit edilmesi,
- Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının bilgi taleplerinin karşılanması, hukuki uyuşmazlıklarda hakların korunması,
- Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve geliştirilmesi, portal kullanımına ilişkin istatistiklerin oluşturulması,
- Onay vermeniz hâlinde kampanya, duyuru ve ürün bilgilendirmelerinin iletilmesi.
4. Kişisel verilerin işlenmesinin hukuki sebepleri
Kişisel verileriniz, Kanun’un 5. maddesinde düzenlenen aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:
- Kanunlarda açıkça öngörülmesi (md. 5/2-a): 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında fatura, defter ve belge düzenlenmesi.
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (md. 5/2-c): Bayilik başvurusu, bayi satış sözleşmesi, siparişlerin ifası, teslimat, ödeme ve iade süreçleri.
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi (md. 5/2-ç): Vergi, muhasebe ve saklama yükümlülükleri, yetkili kurumlara bilgi verilmesi.
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (md. 5/2-e): Alacakların takibi, uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması.
- Veri sorumlusunun meşru menfaati (md. 5/2-f): Bilgi ve işlem güvenliğinin sağlanması, hizmetlerin iyileştirilmesi, risk ve kredi değerlendirmesi, fiziksel mekân güvenliği.
- Açık rıza (md. 5/1): Ticari elektronik ileti gönderimi (6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamındaki onay ile birlikte), zorunlu olmayan analitik ve pazarlama çerezleri ile açık rızaya bağlı diğer işlemler.
5. Kişisel verilerin toplanma yöntemi
Kişisel verileriniz; web sitemiz ve bayi portalımızdaki bayilik başvurusu, üyelik, sipariş, ödeme, havale bildirimi, destek talebi ve iletişim formları, çerezler ve benzeri teknolojiler, e-posta ve telefon görüşmeleri, sözleşme ve belgeler, depo ve ofis ziyaretleri ile iş birliği yaptığımız ödeme kuruluşları ve kargo firmalarından gelen bildirimler aracılığıyla, otomatik ve kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanmaktadır.
6. Kişisel verilerin aktarılması
6.1. Yurt içine aktarım
Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla ve Kanun’un 8. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:
- Kartlı ödemelerin gerçekleştirilmesi için 6493 sayılı Kanun kapsamında lisanslı ödeme kuruluşlarına ve bankalara,
- Siparişlerin teslimi için anlaşmalı kargo ve lojistik firmalarına,
- Garanti ve servis süreçleri için üreticilere ve yetkili servislere,
- Muhasebe, mali müşavirlik, bağımsız denetim ve hukuki danışmanlık hizmeti alınan iş ortaklarına,
- Barındırma, e-posta, yedekleme ve yazılım hizmeti aldığımız bilgi teknolojileri tedarikçilerine,
- Talep hâlinde ve yetkileri dahilinde mahkemeler, icra daireleri, Gelir İdaresi Başkanlığı ve diğer yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına.
6.2. Yurt dışına aktarım
Hizmet aldığımız bazı bulut bilişim, e-posta veya analitik hizmet sağlayıcılarının sunucularının yurt dışında bulunması hâlinde kişisel verileriniz, Kanun’un 9. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak; yeterlilik kararı bulunan ülkelere, Kurul tarafından ilan edilen standart sözleşmenin imzalanması ve Kurum’a bildirilmesi gibi uygun güvencelerin sağlanması kaydıyla veya Kanun’da sayılan arızi aktarım hâllerinde yurt dışına aktarılabilir.
7. Kişisel verilerin saklanma süresi
Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre ve ilgili mevzuatta öngörülen zamanaşımı süreleri boyunca saklanır. Bu kapsamda ticari defter ve belgeler Türk Ticaret Kanunu uyarınca 10 yıl, vergi mevzuatına tabi belgeler Vergi Usul Kanunu uyarınca en az 5 yıl, işlem güvenliği kayıtları ise 2 yıl süreyle saklanır. Sürelerin sona ermesiyle kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hâle Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ve Şirketimizin saklama ve imha politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
8. İlgili kişinin hakları
Kanun’un 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak;
- a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- e) Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- ğ) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
9. Başvuru yöntemi
Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak, kimliğinizi tespit edici bilgi ve belgelerle birlikte aşağıdaki yöntemlerden biriyle iletebilirsiniz:
- Islak imzalı dilekçe ile yukarıda belirtilen adresimize şahsen başvuru veya noter aracılığıyla gönderim,
- Güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalanmış olarak kvkk@demo32.bgsoft.com.tr adresine e-posta,
- Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden kvkk@demo32.bgsoft.com.tr adresine e-posta.
Başvurunuzda ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza; T.C. kimlik numarası (yabancılar için uyruk ve pasaport numarası); tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi; varsa bildirime esas e-posta adresi, telefon ve faks numarası ile talep konusunun bulunması zorunludur.
Başvurunuz, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde Kanun’un 14. maddesi uyarınca Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na şikâyette bulunabilirsiniz.
10. Değişiklikler
Bu aydınlatma metni, mevzuattaki ve Şirket uygulamalarındaki değişikliklere bağlı olarak güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır.